Digitalizace

Projekt zaměřený na likvidaci administrativy a nekonečného vyplňování formulářů v jednotách i župách; dále zlepšení vnitřní komunikace hnutí a zjednodušení správy celé organizace. Myšlenka převedení sokolské agendy do elektronické podoby je přirozená, máme 21. století. Konpect zahrnuje správu jednot, žup, členské základny, cvičitelů, průkazů, příspěvků, akcí, přihlášek, návratek, změnu technických prostředků komunikace atd. Jádro systému je navrženo již několik let. Realizaci brání nedostatek zrdojů, zejména lidí a času.

REALIZACE

Realizace projektu se pomalu rozjíždí. Máme připraven koncept digitálního registru, postupně vyvíjíme první části. Testujeme Office 365 jako nástroj pro komunikaci, sdílení dat a správu dokumentů napříč celou organizací. Chcete se zapojit? Stát členem realizačního týmu? Jste odborník a nabízíte své služby? Kontaktujte nás buď mailem, telefonicky, na Facebooku nebo nechcte vzkaz tady, na konci stránky je formulář.

REGISTR ČOS

Základním kamenem bude databázový systém, který pojme veškerá potřebná data a poskytne odpovídající nástroje. Tento systém nazývám Registr ČOS. Ukrývá elektronické nástroje pro správu jednot a žup, členské základny, oddílů, cvičitelů, činovníků atd. Registr v budoucnu nahradí seznamy, výkazy a formuláře, které dnes řešíme převážně tabulkami v Excelu. Bude zdrojem přesných statistických dat a k nim odpovídajících analytických nástrojů. Usnadní administraci spojenou s přípravami valných hromad, soutěží, menších akcí i sletů. Registr bude tvořit část vnitřní sítě Sokola (intranetu) a bude pracovat online.

PREZENTACE

Registr bude poskytovat data nejen pro správu, ale též veřejná data pro komunikaci, např. pro web. V širším kontextu však můžeme mluvit i o tom, jak vypadá elektronická pošta odesílaná partnerům, dodavatelům či státní správě. Lze sem zařadit vzhled všech elektronických dokumentů, které při naší činnosti vznikají. Dále je možné zvažovat budoucí elektronizaci členských průkazů a jejich prezentační funkci apod.

PORTÁL

Vedle informací zobrazených na veřejnosti přístupných stránkách vznikne portál pro členstvo. Každý člen bude moci mít svůj účet. Portál však není zamýšlen jako sociální síť. Jeho cílem je nabídnout moderní služby jako jsou elektronické přihlášky do ČOS, na školení či další akce, placení členských/oddílových příspěvků, může se stát nástrojem pro získávání zpětné vazby atd. a to vše z jednoho místa.

NÁSTROJE

Registr ČOS bude vzhledem k unikátnosti struktury systémem ušitým na míru Sokola. Avšak pro další potřebné nástroje nemá smysl znovu vymýšlet kolo. Pro administrativní činnosti ČOS, jako jsou tvorba materiálů (texty, tabulky, nákresy, prezentace), podpora zpracování těchto materiálů (archivace, podatelna), účetnictví, email, sdílená úložiště dokumentů a další, lze využít existujících systémů a s registrem je vhodně propojit.

PŘÍNOS PROJEKTU

Přínos digitalizace bude nesporný. Je to cesta, jak si uvolnit ruce od administrativy. Navíc díky systémovému zpracování budeme schopni získat z našich dat daleko více informací s vynaložením nepatrného úsilí. Projekt má obrovský přesah do komunikace, neboť se jedná o zásadní modernizaci fungování hnutí.

Projekt je poměrně rozsáhlý, avšak jeho jádro je navrženo modulárně, tj. tak, aby se dal realizovat po blocích. Celý systém se bude tvářit jako sada jednotlivých nástrojů dostupných na internetu, které budou využívat výhod společné databáze.

Hodnocení uživatelů: 5 / 5